校内各单位：
按照教育部《高等学校档案管理办法》及《北京师范大学档案管理办法》的规定，要求各单位应在每年的6月30日前将上一年度所形成的档案整理好，按时移交到档案馆。归档文件包括纸质、电子、光盘、照片、录音、录像以及其它各种形式和载体的档案。
今年归档工作的重点是：
1.加强电子档案及声像档案的收集归档工作。2014年度本部门形成的归档材料，移交纸质档案的同时，必须移交相应的电子档案。其中电子档案包括：正式发文的扫描件及Word文档，重要数据及报表等相关资料。声像档案包括：重大活动的录音、录像、照片及说明等。
2.加强重要及核心档案的收集整理，避免重要档案材料的缺失。
3.合并或新建单位，请及时与档案馆联系，以便调整或建立新的归档范围。
请各单位按照本部门的归档范围（参见全校各单位归档范围），抓紧时间对2014年需归档的材料进行收集、整理工作。由于档案馆面临搬家问题，所以请各单位组好卷后暂时先放在本单位管理，待档案馆搬完家后再移交到档案馆。
重要提示：各单位在归档材料收集齐全并进行了初步的分类之后，为了避免出现问题，应先通知档案馆的老师去检查，没有问题后再进行组卷。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，我们将随叫随到，帮助您解决归档过程中遇到的各种问题，以保证移交到档案馆的档案材料齐全完整、标准规范。
联系人及电话：陈 新、邱兰珍：58806320
档案馆
2015年4月29日
立卷归档的基本要求
一、坚持实行部门立卷及预立卷制度：部门立卷就是文件材料的形成部门负责立卷归档。预立卷是指各单位的兼职档案员要根据归档范围及岗位职责，准备一定数量的卷夹，将同一问题所形成的文件材料放在一起，不同性质问题的文件不能混杂，以保证文件材料齐全完整，为立卷工作打下良好的基础。各单位在组卷前要通知档案馆进行检查，分类合格后再进行组卷。
二、对卷内文件排列、编号及案卷厚度的要求：同一卷内的文件可按照时间顺序、文件的连续性或重要程度排序；卷内文件要在文件的右上角用打号机逐页打号（编号为流水号），正反面有字的都应编号；每卷文件不宜过厚，一般不应超过200页，同一性质问题的文件材料如果过多，可分为几个分卷。
三、卷内目录的填写：卷内目录上的各项应逐一填写清楚，案卷的题名项（也就是文件标题）原则上要照录而不能随意省略，一律用计算机按标准格式打印。
四、卷末备考表的填写：填写备考表的目的是将卷内存在的问题标注清楚，如果案卷材料没有问题，立卷人和检查人签字即可。立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员，检查人应该是各单位负责档案工作的领导。领导签字的目的是要求领导检查卷内文件的归档情况是否完整，如发现有遗漏应及时补充，同时了解本单位归档情况，并对归档材料负责。
五、案卷标题的拟写要求：规范完整、简明扼要。案卷标题的标准格式“作者+问题+文种”，如“教育部关于教学评估问题的文件”。案卷标题不能过于冗长也不能过于笼统，既要避免卷内文件内容的堆砌，又要避免过于简单笼统无实质内容，标题字数一般不应超过40个字。
六、案卷封面填写的要求：案卷封面的内容一般采用在软卷皮上套打的方法，不能套打的也可以用卷皮纸（可到档案馆领取）打印后粘贴的方法，标题字体和字号有统一要求，具体情况可向档案馆负责老师咨询。
七、案卷装订的要求：案卷组好以后，在装订之前一定要去掉文件上的金属物（订书钉、曲别针、大头针等）；案卷的装订一般是采用“三孔一线”的装订方法，装订用的线绳可到档案馆领取，没有装订机的可到档案馆装订。
八、档案的移交手续：各单位在向档案馆移交档案时，一定要制作移交目录并标明移交日期，准备一式两份，作为移交凭证，经交接双方签字后留底备查。 关于
填报档案干部情况登记表的通知
根据教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定，“高等学校各部、处、院、系、所等部门，应明确一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视具体工作情况配备专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作”。
档案干部队伍建设是做好档案工作的关键。为进一步加强我校档案工作，提高档案管理水平，健全档案干部队伍网络体系，现对全校各单位分管档案工作的领导及具体工作人员进行重新登记。希望各单位能积极配合档案馆的工作，认真、逐项填写登记表的各项内容，以加强联系、层层落实、责任到人，使档案工作有的放矢，共同促进我校档案工作的开展，充分发挥档案在教学、科研、管理等项工作中的作用。
档 案 馆
2015年4月29日
相关下载：
档案工作主管领导及兼职档案员登记表下载
归档通知word版下载
联系人：陈 新 邱兰珍；电话：58806320；邮件：sjda@bnu.edu.cn。
