为了加强学生档案管理，做好档案材料的收集归档工作，特制定本办法。

一、 组织领导

学生档案管理工作由学校主管学生工作的副书记直接领导，各院系所分党委、党总支、直属党支部书记或副书记主管，各院系所应有一名专门负责档案工作的联系人（联系人应是党员）。

二、学生档案管理部门职责

学生档案由学校档案馆负责统一管理，其主要职责是：根据教务处、学生处、研究生院提供的新生电子信息数据库和新生名册，统一制作贴有学号和姓名标签的档案袋、档案材料记录表，按时建立新生档案；及时收集在校期间形成的零散材料归档；热情接待校内外查、借、阅档案人员；安全迅速、准确无误地转递毕业生档案等。

三、学生档案的收集范围

（一）本科生档案收集范围

1. 新生入学档案材料：招生信息电子档案；高等学校招生报名登记表、高考成绩单、体检表等报考材料；高中毕业生登记表、毕业生家庭调查表、思想品德考核表、高中成绩记录表、体能测试记录、体育合格登记表、参加党、团组织的材料等。

2. 在校期间形成的档案材料：学生登记表、学籍变动申请表、军训考核登记表、年终综合考评登记表、奖学金申请表、三好学生、优秀干部、优秀党、团员登记表和其它奖惩材料。

3. 毕业档案材料：高等院校毕业生登记表、大学历年成绩表、本科生毕业论文评定表、毕业实习成绩报告表、获得学位的记录材料、体检表、优秀毕业生登记表、毕业生就业报到通知书、奖惩和参加党、团组织等其它材料。

（二）研究生档案收集范围

1. 硕士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读硕士研究生登记表、专家推荐书、复试表、体检表等有关报考材料和大学本科期间应有的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科期间档案及工作档案均可）。

2. 博士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读博士研究生登记表、专家推荐书、复试表、体检表等报考材料以及本科、硕士期间形成的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科、硕士期间档案和工作档案均可）。

3. 港澳台及外国留学研究生（硕士、博士）入学报名登记表、入学资格审批材料。

4. 在校期间形成的优秀学生、优秀学生干部、优秀论文等获奖材料、处分材料、已转正的入党志愿书及相关材料。

5. 毕业档案材料：毕业硕士、博士研究生登记表、学习课程成绩记录表、攻读硕士、博士学位，学位审批的有关材料、毕业研究生就业报到通知书、优秀毕业研究生登记表、入党、团等其它材料。

四、学生档案的归档制度

1．新生入学档案材料：新生档案由各院系所接收后到档案馆人事档案室领取统一的档案袋、入学档案材料记录表。根据收集范围认真核对，必须归档而短缺的材料应作好记录，书面通知原单位或由本人催要。移交人事档案室时要严格履行交接手续，填写新生入学档案材料记录表(一式两份),交接时双方签字，各自保存备查。每年11月15日前必须交回档案馆人事档案室归档。

2．零散材料的归档：在校期间形成的学籍档案材料、奖惩材料、党团材料等应及时送交档案馆人事档案室归档，并填写零散材料记录交接表。

3．毕业生档案材料：毕业生材料由各院、系、所按照归档材料范围认真核对，并填写档案材料登记表送交档案馆人事档案室。

五、学生档案查、借、阅制度

学生档案的查、借、阅必须由教务处、学生处、研究生院、保卫处及各院系所分党委、党总支、直属党支部出据介绍信，写明查借阅理由方能借阅，学生不得借阅，如发展党团需要，分党委、党总支、直属党支部可委派学生支部书记带介绍信借阅有关材料；学生办理公证、复印有关证明材料和复印成绩等，须带学校发的有效证件，持有关部门索要相关材料证明信，方可接待。学生档案只能在档案馆人事档案室查阅，没有特殊情况，一般不得借出。

六、毕业后就业学生和中途退学学生档案的转递

毕业学生的档案转递单位和地址，由学生就业指导中心提供就业信息数据库和就业表（信息内容应有姓名、学号、院系所及专业、就业单位、上级主管单位、档案转递地址、邮政编码、单位联系电话等相关信息），档案馆人事档案室根据就业信息填写转递干部档案材料通知单，书写转递档案袋地址，核对无误后，通过机要通信及时转递；没有建立机要关系的学生就业单位要派专人投送或通知单位来人取回，非人事部门人员取送时必须密封。中途退学的学生办理完离校手续后，由学生处或研究生院书面通知档案馆转递地址，通过机要通信转递档案。

七、毕业生未就业和推迟毕业学生档案的管理

学生就业指导中心、学生处、研究生院要及时将已经毕业而未就业和推迟毕业的学生名单列表送档案馆人事档案室核对，人事档案室应根据国家教育部和学校的有关规定办理，不得遗失，不得自行处理。

八、出国留学学生和遗留档案的管理

出国留学学生的档案和遗留档案的管理，参照各高校及北京市人才市场的办法执行。

档案馆  
2005年5月23日