新生入学档案材料归档须知及流程

为保证完整、准确、按时为新生建档，各学部院系应根据相关规定及工作流程做好新生人事档案的清点、整理与登记，并按时将新生的档案材料移交到档案馆学生人事档案室。

一、新生人事档案的归档制度

新生档案由学部院系接收，依据档案结合教务部有关新生入学资格审查的通知要求，完成新生入学资格审查工作，负责党建工作的教师应统筹安排好党员、积极分子相关信息的采集登记留底。

合并新生入学期间形成的材料之后，学部院系的学生档案管理员到档案馆网站http://dangan.bnu.edu.cn相关下载栏目中下载学生入学材料登记表，根据新生档案收集范围认真核对并按要求作好记录。对于必须归档而短缺的材料，应及时通知相关学生向原单位催要补齐。

档案馆学生人事档案室从招生部门获取新生数据后，统一制作新生人事档案袋，并通知学部院系领取。

学部院系应按要求更换新生人事档案袋，做好移交新生人事档案的移交工作。移交时严格履行交接手续，填写新生入学档案材料登记表，交接时双方签字。学生人事档案室复审新生人事档案，并将审核后的“新生入学档案材料登记表”返回学部院系，双方各自保存一份备查。

新生人事档案的归档时间：当年11月30日之前。

二、新生人事档案收集范围

（一）本科生档案收集范围

1、高考招生材料

高等学校招生报名登记表、高考成绩单、体检表等报考材料。

2、高中学籍材料

高中毕业生登记表／学籍表／综合素质发展报告（指学生就学期间产生的包含该生基本信息、家庭情况、高中成绩情况及老师评语等内容并且加盖高中学校公章的材料）。

港澳台学生须有高中成绩表、报名表或者推荐表。

3、党团材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息以备后期查用）

入团志愿书、入党志愿书及相关材料。(待发展或未转正的入党材料可先暂存院系)

4、新生入校期间形成的材料

学生登记表、军训考核登记表、公费师范生协议书。

（二）硕士研究生档案收集范围

1、硕士研究生入学前档案材料

大学本科期间及以前阶段应有的档案材料，及在本科期间形成的优秀学生、优秀学生干部等获奖材料，处分材料。

2、有关硕士报考材料

报考攻读硕士研究生登记表、复试表等。

3、党团材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息以备后期查用）

入团志愿书、入党志愿书及相关材料。(待发展或未转正的入党材料可先暂存院系)

（三）博士研究生档案收集范围

1、博士研究生入学前档案材料

硕士期间及以前阶段应有的档案材料，及在本科和硕士期间形成的优秀学生、优秀学生干部等获奖材料，处分材料。

2、有关博士报考材料

报考攻读博士研究生登记表、两份专家推荐书、复试表等报考材料。

3、党团材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息以备后期查用）

入团志愿书、入党志愿书及相关材料。(待发展或未转正的入党材料可先暂存院系)

三、注意事项

1、学部院系审核新生入学资格，并将异常情况反馈学籍管理部门

按照学校研究生招生部门的要求，定向、委培研究生主档案不调入，非定向的研究生的主档案必须转入，若有学生档案应转入但未转入的，学部院系应将情况反馈给学籍管理部门。如新生档案材料有影响其入学资格的情况，也应将情况反馈给学籍管理部门。

2、论文、证书原件退回学生保存

学位论文及在各类报刊杂志发表的论文均不在归档范围；团员证及各种获奖证书原件均不在归档范围，应退还学生本人保存。

如新生缺失入团志愿书，可放入其团员证复印件。一定级别以上的嘉奖，其归档材料为该项嘉奖的审批材料；一定级别以下的嘉奖，一般无获奖审批材料，证书及证书复印件均不属于归档范围。

除有高考成绩和高考志愿表的信封应保留外，包装其它材料的信封均不在归档范围，应当撤出。

3、移交新生档案前，应确认在我校形成的新生入学材料均已完善、归齐

由我校产生的材料，如大学生入学登记表（必须贴有新生本人近照）、报考硕士／博士学位研究生考生登记表（录取信息、签章和日期齐全，盖学校招生录取章）、博士专家推荐信等应全数收齐。归档材料必须是已经办理完毕的正式文件材料。

4、档案材料整理后按照高中、本科、硕士、博士各阶段，分别归类，由按时间先后由下往上依次排放，如最早阶段材料放最底下，本校形成的材料放最顶上。

5、不要把档案袋的“袋舌”掀出

学生人事档案室制作新生档案袋时，把“袋舌”压在袋中，是为了方便今后档案材料放进和取出。

6、以学部院系为整体向档案馆学生人事档案室移送新生档案

应以学部院系为一个整体，向档案馆学生人事档案室移送新生档案,务必严格按照学号顺序依次排列（电脑默认由小到大排序）。“新生入学档案材料登记表”和档案实体均不能出现“漏号”、“断号”的现象，如有特殊情况，请详细备注。

如果是工作保研和支教保研的研究生、保留学籍的学生，其学生档案袋及档案材料应随当年招录的新生档案一并移交；如果是放弃入学或者取消入学资格的学生，其学生档案袋也应移交，并在档案袋姓名标志处注明“放弃入学”或“取消入学资格”字样。

四、新生人事档案归档流程表

归档流程	注意事项
接收	☆ 学部院系应设置接收新生档案的登记制度，以备日后查证。
审核 整理 登记	1. 到档案馆网站http://dangan.bnu.edu.cn 相关下载栏目里下载学生入学材料登记表（以下简称“登记表”），对照“登记表”进行审核、整理和登记。 2. 严格按照学籍管理部门提供的新生数据填写“登记表”，保留未注册学生的数据，并在“登记表”中备注其具体情况。 3. 若新生是即将转正的预备党员，可将其党员材料先保留在学部院系，待其转正之后，再按学生零散档案材料归档流程集中移交。
	☆填写新生档案回执单，并通过平信或挂号信返回学生档案的发出单位。注意：仅将档案回执单寄出，档案转递通知单必须保留在档案中。
领取档案袋	☆学生人事档案室统一制作新生档案袋，届时通知学部院系领取。
装袋及排序	1. 学部院系将审核整理完毕的学生档案装入相应的档案袋，并按学号从小到大排序。 2. 保留未报到、取消入学资格学生的档案袋，并在其姓名标签的下方用铅笔注明“取消入学资格”或“保留学籍”字样。 3. 同名学生须注明籍贯和出生年月以示区别，避免档案材料错装。
移交	1. 学部院系做好归档准备后，联系学生人事档案室，预约归档时间。 2. 学生档案应由主管学生档案工作的老师负责移交到档案馆，同时移交相关“登记表”，本科生一式二份，研究生一式一份。并将电子版发至邮箱：xsrsda@bnu.edu.cn)。 3. 新生档案应在当年11月30日之前归档完毕。
“登记表”的 反馈和保管	1.审核完毕，学生人事档案室通知学部院系领取经复审修正的“登记表”。 2.负责学生档案工作的老师应妥善保管经学生人事档案室返回的“登记表”备查。
档案材料的 催补	1.学部院系尽快向新生反馈“登记表”中缺少材料的信息，并督促、配合档案材料不全的新生向相关单位催要补齐材料。 2.新生催要补回材料的归档参照学生零散档案材料归档流程。