我校2023届夏季毕业生档案材料收集及转递工作即将开始，为保证毕业生档案完整、及时、准确地转递到用人单位，各学部院系应对毕业生档案管理工作高度重视，专人负责，根据相关规定及工作流程，及时做好毕业生档案的清点、整理与补充，并按时将毕业生的档案材料移交到校档案馆学生人事档案室。现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案材料的归档制度

从档案馆网站(http://dangan.bnu.edu.cn)下载毕业生档案材料登记表，根据收集范围认真核对并按要求作好记录，填写毕业生档案材料登记表。向人事档案室移交时要严格履行交接手续，交接的同时进行材料的核查、归档，双方在登记表签字，各自保存备查。

夏季毕业生档案材料的归档时间为：2023年6月1日--2023年6月23日，若材料齐备可提前移交。

教务部请将毕业生相关学籍变动材料于6月20日前移交归档。

二、毕业生档案材料收集范围

（一）本科毕业生档案材料收集范围

1、学籍材料

高等学校毕业生登记表、主（辅）修成绩表、毕业实习鉴定表、毕业论文评定表等相关材料。

2、获奖材料

优秀毕业生登记表等。

3、党员材料（移交前请务必登记好入党相关信息以备后期查用）

入党申请书、入党志愿书及相关材料。

4、其他材料

教师资格认定申请表等其它材料。

每位本科毕业生所有材料按以上顺序包夹在“高等学校毕业生登记表”内，学部院系整体移交时按学号大小自然排序。

（二）硕士／博士毕业研究生档案材料收集范围

1、学籍材料

研究生登记表、成绩表、毕业研究生登记表、学位答辩及学位审批材料、学籍变动材料。

2、获奖材料

优秀毕业研究生登记表等。

3、党员材料（移交前请务必登记好入党相关信息以备后期查用）

入党申请书、入党志愿书及相关材料。

4、其他材料

教师资格认定申请表等其它材料。

每位硕士/博士毕业研究生所有材料按以上顺序包夹在“研究生学位审批材料”硬壳封面内，学部院系整体移交时按学号大小自然排序。

三、毕业生档案材料归档注意事项

1、毕业生档案材料必须是已经办理完毕的正式文件材料。

2、毕业生材料多而杂，归总时，应避免出现相互错放的现象。

3、学部院系向学生人事档案室移交毕业生档案材料之前，应再次与负责党建的教师核实，确保所有相关应届毕业生的党员材料及其它零散材料均已经归总。

4、学部院系在移交毕业生档案材料时，应根据本单位毕业生人数，派1-4名学生助理来档案馆学生人事档案室，协助归档装袋。

四、毕业生档案材料归档流程

归档流程	注意事项
毕业生档案 材料的整理	1.所有归档材料必须是已经办理完毕的正式文件材料，签名、日期、公章各项齐全。 2.为提高归档效率，同一名学生的几种材料应归集在一起（切勿遗漏党员材料)，并严格按学号从小到大排序。 3.姓名相同、相似易混淆的毕业生档案材料，请专门挑出、仔细甄别、注明籍贯和出生日期，准确归集。
毕业生档案材料的审核、登记	1.在档案馆网站http://dangan.bnu.edu.cn下载《毕业生档案材料登记表》（以下简称“登记表”），对照“登记表”以及《北京师范大学学生档案管理办法》中“毕业生档案材料的归档范围”，进行审核、登记。“登记表”必须由负责学生人事档案工作的教师签名，并加盖移交单位公章。 2.“登记表”一式两份，学部院系及人事档案室各保存一份。
毕业生档案 材料的移交	1.学部院系做好归档准备后，联系人事档案室老师，预约归档的具体时间,以免时间冲突。 2.“登记表”随毕业生档案材料一并移交。 3.为保证毕业生档案转递及时准确，学部院系的非毕业生档案材料尽量避免在临近毕业生离校期间归档。
毕业生档案 材料的装袋	1.毕业生档案材料经人事档案室工作人员核查后，须立即归档，避免档案材料丢失。 2.学部院系移交本单位毕业生档案材料时，请负责人带1-4名学生来档案馆学生人事档案室，协助归档装袋。
“登记表”的 反馈与保管	1.人事档案室审核完毕后，返回一份经签收确认的“登记表”。 2.学部院系负责学生档案工作的老师应妥善保管经学生人事档案室审核、返回的“登记表”备查。

2023年5月