校内各单位：

按照《高等学校档案管理办法》及《北京师范大学档案管理办法》的要求，各单位应于2009年6月30日前将2008年度所形成的档案交到档案馆，归档文件有电子版的，电子版也应同时归档，有特殊原因不能按时归档的要向档案馆说明原因。另外，2008年以前年度所形成的档案有个别单位还未及时归档，应尽快将档案补齐，一并交到档案馆。

今年归档工作的重点是各单位要按照归档范围进行档案的收集、整理工作，加强重要、核心档案材料的收集整理，主抓归档率和归全率。现在假期临近，请还没有归档的单位抓紧利用放暑假前的时间，尽快将档案整理好交到档案馆。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，我们将随叫随到，帮助您解决归档过程中的各种问题，以保证交到档案馆的档案规范完整。

联系人及电话：杨桂明：5508 邱兰珍：6320 李世亮：2930

下面再强调一下立卷归档的具体要求：

一、对文件材料分类的要求：文件材料要科学分类、排列有序。我们一般采用：组织机构+年度分类法。首先要将同一部门的档案按年度进行分类，不同年度的档案应分开组卷，然后再根据问题特征进行分类，不能把不同性质问题的文件混在同一类内，同一卷内的文件可按照时间顺序、文件的连续性或重要程度排序。

二、对文件编号及案卷厚度要求：卷内文件要在文件的右上角逐页用打号机打号，正反面有字的都应编号，编号为流水号而不是以件为单位的编号；卷内文件不宜过厚，一般不应超过200页，同一性质问题的文件材料如果过多，可考虑分为几个分卷，但每个分卷的编号都是独立的而不是连续的。

三、卷内目录的填写：要将卷内目录上的各项逐一填写清楚，卷内目录上的题名项（也就是文件标题）原则上要照录而不能随意省略。

四、卷末备考表要填写清楚：卷末备考表的目的是将卷内存在的问题标注清楚，如果案卷材料没有问题，立卷人和检查人签字即可。立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员，检查人一项应该是各单位负责档案工作的领导，让领导签字的目的是要求领导检查卷内文件的归档情况是否完整，如发现有遗漏及时补充，签字的目的是要了解归档情况，并对归档材料负责。

五、案卷标题的拟写要求：规范完整、简明扼要。案卷标题的标准格式“作者+问题+文种”，如“教育部关于教学评估问题的文件”。案卷标题不能过于冗长也不能过于笼统，既要避免造成卷内文件内容的堆砌，又要避免过于简单笼统无实质内容，标题字数一般不应超过40个字。

六、案卷装订方面的要求：案卷组好后，在装订之前一定要去掉文件上的金属物（订书钉、曲别针、大头针等），案卷的装订一般是用线绳采用“三孔一线”的方法装订，线绳可到档案馆领取，没有装订机的可到档案馆装订。

七、案卷封面的填写：案卷封面的填写一般都采用套打或打印后剪贴的方法，标题字号一般用楷体小初或36号字；如果用手写，最好是墨笔或者是笔头较粗一些的黑色签字笔，字迹要工整、美观、大方，不得随意添加、涂改。

八、案卷的移交：各单位在移交档案时，一定要制作移交目录并标注移交日期，一式两份交到档案馆，双方签字留底备查。

档案馆 
2009-6-15