我校新生交档工作即将开始，为保证新生完整、准确、按时的建档，各院系所应根据学校规定的学生档案管理办法，做好新生档案的清点、整理与登记，并按时将新生的档案材料移交到校档案馆。为进一步规范新生档案交档工作，现就有关事项通知如下：
一、新生档案的归档制度
新生档案由各院系所接收后到档案馆人事档案室领取统一的档案袋、入学档案材料记录表。根据收集范围认真核对，必须归档而短缺的材料应作好记录，书面通知原单位或由本人催要。移交人事档案室时要严格履行交接手续，填写新生入学档案材料记录表(一式两份),交接时双方签字，各自保存备查。新生档案材料的归档时间为：希望各院系在11月20之前必须将档案材料归档完毕。同时，为了避免各院系在时间上的的冲突，各学院系所在做好归档准备之后，请与人事档案室老师联系，以约定归档的具体时间。 （电话：58802284 62208041）
二、归档范围
（一）本科生档案收集范围
1.新生入学档案材料：招生信息电子档案；高等学校招生报名登记表、高考成绩单、体检表等报考材料；高中毕业生登记表、毕业生家庭调查表、思想品德考核表、高中成绩记录表、体能测试记录、体育合格登记表，参加党、团组织的材料等，及入校期间形成的学生登记表、学籍变动申请表、军训考核登记表等
（二）研究生档案收集范围
1. 硕士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读硕士研究生登记表、复试表、体检表等有关报考材料和大学本科期间应有的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科期间及工作档案均可），及在本科学校期间形成的优秀学生、优秀学生干部、优秀论文等获奖材料、处分材料、已转正的入党志愿书及相关材料。
2. 博士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读博士研究生登记表、专家推荐书、复试表、体检表等报考材料以及本科、硕士期间形成的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科、硕士期间和工作档案均可），及在本科和硕士学校期间形成的优秀学生、优秀学生干部、优秀论文等获奖材料、处分材料、已转正的入党志愿书及相关材料。
注：有部分新生是预备党员未转正的，可以将转正材料保留院系所里，待转正完再统一移交至档案馆。
三、归档注意事项
在归档前应先将每个学生的材料归集在一起，按专业、学号从小到大进行排列，然后按顺序归入每个学生的档案袋。整档时应注意除了有高考成绩的牛皮纸袋，新生的其他牛皮纸袋（信封）不在归档范围内。为了防止同学院、同专业、同姓名的档案材料错装的现象发生，请各学院在整理材料时给予重视。
北京师范大学档案馆
人事档案室
二〇〇九年十月十五日
