按照教育部《高等学校档案管理办法》及《北京师范大学档案管理办法》的规定，学校各部门应当在次年6月底以前归档。要求各单位应在每年的6月30日前将上一年度所形成的档案整理好，按时交到档案馆。归档文件包括纸质、电子、光盘、照片、录音、录像以及其它各种形式和载体的档案。
今年归档工作的重点是加强重要及核心档案的收集整理，避免重要档案材料的缺失，各单位要按照本部门的归档范围做好档案的收集、整理工作。
请各单位抓紧时间将2009年需归档的材料整理好，于2010年6月30日前移交到档案馆，因特殊原因不能按时归档的应及时与档案馆沟通并说明情况。另外，2009年以前年度所形成的档案有个别单位还未及时归档，应尽快将档案补齐并整理好后一并交到档案馆。学校将于今年5月底或6月初召开全校档案工作总结表彰会，对档案工作先进集体及先进个人进行表彰奖励。
提请注意：各单位在归档材料收集齐全并进行了初步的分类之后，应先通知档案馆的老师去检查，没有问题后再进行组卷。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，我们将随叫随到，帮助您解决归档过程中遇到的各种问题，以保证移交到档案馆的档案材料齐全完整、标准规范。
联系人及电话：
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- 陈 新、邱兰珍（纸质档案）：6320
- 李世亮（电子档案）：2930
- 郝玉朋（照片及声像档案）：2930
档案馆
2010年3月5日
立卷归档的基本要求
一、坚持实行部门立卷及预立卷制度：部门立卷就是文件材料的形成部门负责立卷归档。预立卷是指各单位的兼职档案员要根据归档范围及岗位职责，准备一定数量的卷夹，将同一问题所形成的文件材料放在一起，不同性质问题的文件不能混杂，以保证文件材料齐全完整，为立卷工作打下良好的基础。各单位在组卷前要通知档案馆进行检查，分类合格后再进行组卷。
二、对卷内文件排列、编号及案卷厚度的要求：同一卷内的文件可按照时间顺序、文件的连续性或重要程度排序；卷内文件要在文件的右上角用打号机逐页打号（编号为流水号），正反面有字的都应编号；每卷文件不宜过厚，一般不应超过200页，同一性质问题的文件材料如果过多，可分为几个分卷。
三、卷内目录的填写：卷内目录上的各项应逐一填写清楚，案卷的题名项（也就是文件标题）原则上要照录而不能随意省略，一律用计算机按标准格式打印。
四、卷末备考表的填写：填写备考表的目的是将卷内存在的问题标注清楚，如果案卷材料没有问题，立卷人和检查人签字即可。立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员，检查人应该是各单位负责档案工作的领导。领导签字的目的是要求领导检查卷内文件的归档情况是否完整，如发现有遗漏应及时补充，同时了解本单位归档情况，并对归档材料负责。
五、案卷标题的拟写要求：规范完整、简明扼要。案卷标题的标准格式“作者+问题+文种”，如“教育部关于教学评估问题的文件”。案卷标题不能过于冗长也不能过于笼统，既要避免卷内文件内容的堆砌，又要避免过于简单笼统无实质内容，标题字数一般不应超过40个字。
六、案卷封面填写的要求：案卷封面的内容一般采用在软卷皮上套打的方法，不能套打的也可以用卷皮纸（可到档案馆领取）打印后粘贴的方法，标题字体和字号有统一要求，具体情况可向档案馆负责同志咨询。
七、案卷装订的要求：案卷组好以后，在装订之前一定要去掉文件上的金属物（订书钉、曲别针、大头针等）；案卷的装订一般是采用“三孔一线”的装订方法，装订用的线绳可到档案馆领取，没有装订机的可到档案馆装订。
八、档案的移交手续：各单位在向档案馆移交档案时，一定要制作移交目录并标明移交日期，准备一式两份，作为移交凭证，经交接双方签字后留底备查。
关于填报档案干部情况登记表的通知
根据教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定，“高等学校各部、处、院、系、所等部门，应明确一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视具体工作情况配备专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作”。
档案干部队伍建设是做好档案工作的关键。为进一步加强我校档案工作，提高档案管理水平，健全档案干部队伍网络体系，现对全校各单位分管档案工作的领导及具体工作人员进行重新登记。希望各单位能积极配合档案馆的工作，认真、逐项填写登记表的各项内容，以加强联系、层层落实、责任到人，使档案工作有的放矢，共同促进我校档案工作的开展，充分发挥档案在教学、科研、管理等项工作中的作用。
请于3月31日前通过电子邮件的形式将上表填好返回档案馆，谢谢！
联系人：陈 新 邱兰珍；电话：58806320；邮件：sjda@bnu.edu.cn。
档案馆
2010年3月5日
