我校毕业生转档工作即将开始，为保证毕业生档案完整、及时、准确地转递到用人单位，学部、各院系应对毕业生档案管理工作高度重视，专人负责，根据学校规定的学生档案管理办法，及时做好毕业生档案的清点、整理与补充，并按时将毕业生的档案材料移交到校档案馆。现就有关事项通知如下：
一、毕业生材料的归档时间
毕业生档案材料的归档时间为：6月25日---7月2日（6个工作日），希望学部、各院系在7月2日之前必须将材料归档完毕。为避免学部、各院系归档时间冲突，在做好归档准备之后，请与人事档案室联系，以便约定归档的具体时间。 （电话：58802284）
二、毕业生档案材料归档流程
| 归档流程 | 注意事项 |
| 毕业生档案 材料的整理 |
1. 所有归档材料的手续要完备，必须有“签名、日期、公章”等。 2. 为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员材料等)，并严格按学号从小到大排序。 3.姓名相同或姓名相似易混淆的毕业生档案材料，请专门挑出、仔细甄别、准确归集，并注明籍贯和出生日期。 4.就业通知书（白色联）应归入毕业生档案材料，切勿交予学生本人；报到证（本科生是蓝色联，研究生是粉色联）应由学生自带到就业单位报到用。 |
| 毕业生档案材料的审核、登记 | 1.到档案馆主页办事指南中“学生人事档案登记表下载”下载《毕业生档案材料登记表》（以下简称“登记表”），对照“登记表”以及《北京师范大学学生档案管理办法》中“毕业生档案材料的归档范围”，进行审核、登记。 2.“登记表”一式两份，学部、各院系所及人事档案室各保存一份。 3.“登记表”必须有移交人签名，并加盖移交单位公章。 |
| 毕业生档案 材料的移交 |
1.毕业生档案材料的归档时间为每年毕业生离校前一周。若材料齐全完整，可提前移交。 2.学部、各院系所做好归档准备后，请联系人事档案室老师，预约归档的具体时间,以免时间冲突。 3.“登记表”随毕业生档案材料一并移交。 4.学部、各院系所移交本单位毕业生档案材料时，请负责人带1-2名学生来档案馆监督，协助装袋。 5.为保证毕业生档案转递及时准确，学部、各院系所的非毕业生档案材料尽量避免在毕业生离校期间归档。 |
| 毕业生档案 材料的装袋
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毕业生档案材料经人事档案室工作人员核查后，须立即入袋，避免档案材料丢失。 |
| “登记表”的 反馈与保管 |
1.人事档案室审核完毕后，反馈“登记表”。 2.学部、各院系所负责学生档案工作的老师应妥善保管档案馆反馈的“登记表”备查。 |
北京师范大学档案馆
人事档案室
2013年6月24日
