我校新生交档工作即将开始，为保证新生完整、准确、按时的建档，各院系所应根据学校规定的学生档案管理办法，做好新生档案的清点、整理与登记，并按时将新生的档案材料移交到校档案馆。为进一步规范新生档案移交工作，现就有关事项通知如下：

一、新生档案的归档制度

新生档案由各院系所接收后到档案馆人事档案室领取统一的档案袋、入学档案材料记录表。根据收集范围认真核对，必须归档而短缺的材料应作好记录，书面通知原单位或由本人催要。移交人事档案室时要严格履行交接手续，填写新生入学档案材料记录表(一式两份),交接时双方签字，各自保存备查。新生档案材料的归档时间为： 11月30之前。同时，为了避免各院系在时间上的冲突，各学院系所在做好归档准备之后，请与人事档案室老师联系，以约定归档的具体时间。（电话：58802284 62208041）

二、归档范围

（一）本科生档案收集范围

1.新生入学档案材料：招生信息电子档案；高等学校招生报名登记表、高考成绩单、体检表等报考材料；高中毕业生登记表、毕业生家庭调查表、思想品德考核表、高中成绩记录表、体能测试记录、体育合格登记表，参加党、团组织的材料等，及入校期间形成的学生登记表、学籍变动申请表、军训考核登记表等

（二）研究生档案收集范围

1. 硕士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读硕士研究生登记表、复试表、体检表等有关报考材料和大学本科期间应有的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科期间及工作档案均可），及在本科学校期间形成的优秀学生、优秀学生干部、优秀论文等获奖材料、处分材料、已转正的入党志愿书及相关材料。

2. 博士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读博士研究生登记表、专家推荐书、复试表、体检表等报考材料以及本科、硕士期间形成的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科、硕士期间和工作档案均可），及在本科和硕士学校期间形成的优秀学生、优秀学生干部、优秀论文等获奖材料、处分材料、已转正的入党志愿书及相关材料。

注：有部分新生是预备党员未转正的，可以将转正材料保留院系所里，待转正完再统一移交至档案馆。

三、新生档案归档流程

北京师范大学档案馆
人事档案室
2013年9月25日

2013年新生档案审核及移交注意事项

1、在档案馆网页上下载新版新生入学档案材料登记表，核对新生档案材料并记录。
2、核对档案时，请清除无用的“原包装袋”，把所有材料装入新档案袋。如果原包装袋上有“成绩”等重要信息，请保留并把它放入档案袋中。
3、本科生入学登记表必须贴有本人照片，不要撤出学生的入团志愿书。
4、请把硕士生的“报考硕士、博士研究生登记表，博士专家推荐信”等在我校产生的材料全部收齐。
5、请把硕士生的“报考硕士、博士研究生登记表，博士专家推荐信”等在我校产生的材料全部收齐。
6、对于缺失材料的学生，要反馈到本人。（比如某研究生缺失高中阶段材料，或者是党员却没有相关材料等等）
7、如有工作保研或保留学籍的学生，请务必为其建立档案袋（按标准标注姓名、学号、院系），把已有的档案分别装入档案袋。
8、不要把档案袋的袋舌掀出,请让它保留原样以方便材料进出。最终审核完的档案以院系为一个整体统一移交,请严格按照学号排列（电脑默认由小到大排序）。
9、请主管教师参与移送档案，来之前请致电58802284。
10、有任何其他问题请致电58802284。