我校新生交档工作即将开始，为保证新生完整、准确、按时的建档，各院系所应根据学校规定的学生档案管理办法，做好新生档案的清点、整理与登记，并按时将新生的档案材料移交到校档案馆。为进一步规范新生档案移交工作，现就有关事项通知如下：
一、新生档案的归档制度
新生档案由各院系所接收后到档案馆人事档案室领取统一的档案袋、入学档案材料记录表。根据收集范围认真核对，必须归档而短缺的材料应作好记录，书面通知原单位或由本人催要。移交人事档案室时要严格履行交接手续，填写新生入学档案材料记录表(一式两份),交接时双方签字，各自保存备查。新生档案材料的归档时间为： 11月30之前。同时，为了避免各院系在时间上的冲突，各学院系所在做好归档准备之后，请与人事档案室老师联系，以约定归档的具体时间。（电话：58802284 62208041）
二、归档范围
（一）本科生档案收集范围
1.新生入学档案材料：招生信息电子档案；高等学校招生报名登记表、高考成绩单、体检表等报考材料；高中毕业生登记表、毕业生家庭调查表、思想品德考核表、高中成绩记录表、体能测试记录、体育合格登记表，参加党、团组织的材料等，及入校期间形成的学生登记表、学籍变动申请表、军训考核登记表等
（二）研究生档案收集范围
1. 硕士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读硕士研究生登记表、复试表、体检表等有关报考材料和大学本科期间应有的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科期间及工作档案均可），及在本科学校期间形成的优秀学生、优秀学生干部、优秀论文等获奖材料、处分材料、已转正的入党志愿书及相关材料。
2. 博士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读博士研究生登记表、专家推荐书、复试表、体检表等报考材料以及本科、硕士期间形成的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科、硕士期间和工作档案均可），及在本科和硕士学校期间形成的优秀学生、优秀学生干部、优秀论文等获奖材料、处分材料、已转正的入党志愿书及相关材料。
三、新生档案归档流程
| 归档流程 | 注意事项 |
| 新生档案的接收 | ☆ 学部、各院系所应设置接收档案的登记制度，以备日后查证。 |
| 新生档案的审核、整理、登记 | 1. 到档案馆主页http://dangan.bnu.edu.cn 相关下载栏目里下载学生入学材料登记表（以下简称“登记表”），对照“登记表”以及《北京师范大学学生档案管理办法》中的 “入学档案材料的归档范围”，进行审核、整理和登记。 2. 严格按照本科生招生办和研究生招生办提供的新生数据填写“登记表”，保留未注册学生的数据，并在“登记表”中备注其具体情况。 3. 如果新生是即将转正的预备党员，可将其党员相关材料先保留在学部、各院系所，待其转正之后，填写“零散材料登记表”，再统一移交档案馆。 4. 高考试卷、学位论文及在各类报刊杂志发表的论文均不在归档范围；团员证及各种获奖证书原件均不在归档范围，应由学生本人保存；除高考成绩和高考志愿表的信封应保留外，其它材料的信封均不在归档范围，应当撤出。 |
| 新生档案回执的填写、邮寄 | ☆ 填写新生档案回执单，并通过平信或挂号信将其寄回发档单位。 |
| 新生档案袋的领取 | ☆ 新生档案袋由档案馆统一制作，每学年初电话通知学部、各院系所派人领取。 |
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新生档案的
装袋及排序
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1. 学部、各院系所将审核整理完毕的学生档案装入相应的档案袋，并按学号从小到大排序。 2. 必须保留未报到、取消入学资格学生的档案袋，并在姓名标签的下方用铅笔注明“取消入学资格”或“保留学籍”字样。 3. 为避免姓名相同的学生档案材料错装，须注明籍贯和出生年月以示区别。 |
| 新生档案的移交 | 1. 学部、各院系所做好归档准备后，请联系人事档案室老师，预约归档的具体时间。 2. 学生档案应由主管学生档案工作的老师负责移交到档案馆，同时移交填写完毕的“登记表”。委托其他人员移交时应开具介绍信，明确所办理业务及办理人员身份。 3. 新生档案应在每年11月30日之前归档完毕。 |
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“登记表”的
反馈和保管
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1. 人事档案室审核完毕，电话通知学部、各院系所领取“登记表”。 2. 负责学生档案工作的老师应妥善保管档案馆返回的“登记表”备查。 |
| 档案材料的催补 | 1. 如果新生档案材料不全，学部、各院系所尽快向原单位催要补齐，并向学生反馈“登记表”中缺少材料的信息。 2. 催补材料的归档参照“学生零散档案材料归档流程”。 |
北京师范大学档案馆
人事档案室
2014年09月25日
