我校毕业生转档工作即将开始，为保证毕业生档案完整、及时、准确地转递到用人单位，学部、各院系应对毕业生档案管理工作高度重视，专人负责，根据学校规定的学生档案管理办法，及时做好毕业生档案的清点、整理与补充，并按时将毕业生的档案材料移交到校档案馆。现就有关事项通知如下：
一、毕业生材料的归档时间
毕业生档案材料的归档时间为：6月27日---7月4日，希望学部、各院系在7月4日之前必须将材料归档完毕。
＊＊由于目前本科毕业生使用的“高校毕业生登记表”封面没有学生学号这个项目，请各院系移交毕业材料前务必将学生学号用铅笔标注在毕业生登记表的封面右上角。
二、毕业生材料归档注意事项
1、学籍表缺公章，毕业生登记表缺签名、日期、公章。
2、毕业生材料归总时，出现相互放错现象。
3、党员材料及其它材料遗忘未及时归档。学部、院、系可在6月15日前将现有今年应毕业的学生党员及其它零散材料提前移交至档案馆。
4、由学部、院、系集中办理的就业通知书白联应统一归入学生档案，不能交予学生本人（个别有单位变动的定向生除外），如果学生有改派需求，应由学生本人到档案馆办理，以便同时修改该生的档案转递数据，避免其档案被误发。
学生自己去就业与创业指导中心办理派遣手续的，由学生本人取就业通知书并自行到档案馆办理转档手续。
5、学部、院、系移交本单位毕业生档案材料时，请带1-3名学生来档案馆监督，协助装袋。
三、毕业生档案材料归档流程
| 归档流程 | 注意事项 |
| 毕业生档案 材料的整理 |
1. 所有归档材料的手续要完备，必须有“签名、日期、公章”等。 2. 为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员材料等)，并严格按学号从小到大排序。 3.姓名相同或姓名相似易混淆的毕业生档案材料，请专门挑出、仔细甄别、准确归集，并注明籍贯和出生日期。 4.就业通知书（白色联）应归入毕业生档案材料，切勿交予学生本人；报到证（本科生是蓝色联，研究生是粉色联）应由学生自带到就业单位报到用。 |
| 毕业生档案材料的审核、登记 | 1.到档案馆主页相关下载栏目中“学生毕业材料登记表”下载相应《毕业生档案材料登记表》（以下简称“登记表”），对照“登记表”以及《北京师范大学学生档案管理办法》中“毕业生档案材料的归档范围”，进行审核、登记。 2.“登记表”一式两份，学部、各院系所及人事档案室各保存一份。 3.“登记表”必须有移交人签名，并加盖移交单位公章。 |
| 毕业生档案 材料的移交 |
1.毕业生档案材料的归档时间为每年毕业生离校前一周。若材料齐全完整，可提前移交。 2.学部、院、系做好归档准备后，请联系人事档案室老师，预约归档的具体时间,以免时间冲突。 3.“登记表”随毕业生档案材料一并移交。 4.为保证毕业生档案转递及时准确，学部、院、系的非毕业生档案材料尽量避免在毕业生离校期间归档。 |
| 毕业生档案 材料的装袋 |
毕业生档案材料经人事档案室工作人员核查后，须在学部、院、系人员的配合及监督下立即入袋，避免档案材料丢失。 |
| “登记表”的 反馈与保管 |
1.人事档案室审核完毕后，反馈“登记表”。 2.学部、各院系所负责学生档案工作的老师应妥善保管档案馆反馈的“登记表”备查。 |
毕业生档案相关事项文件包下载
北京师范大学档案馆
人事档案室
2018年5月
人事档案室
2018年5月
