各学部、院、系：

为保证毕业生档案完整、及时、准确地转递到用人单位，各学部、院、系应对毕业生档案管理工作高度重视，专人负责，根据学校规定的学生档案管理办法，及时做好毕业生档案的清点、整理与补充，并按时将毕业生的档案材料移交到校档案馆。

一、毕业生档案材料的归档制度

到档案馆网页https://dangan.bnu.edu.cn下载毕业生档案材料登记表，根据收集范围认真核对并按要求作好记录，填写新生入学档案材料登记表。向人事档案室移交时要严格履行交接手续，交接的同时进行材料的核查、归档入袋，双方在登记表签字，各自保存备查。

春季毕业生档案材料的归档时间为：2019年1月7日---1月17日，各学部、院、系应该在1月17日之前将材料归档完毕。     

 

二、毕业生档案材料收集范围

（一）本科毕业生档案材料收集范围（极个别院系可能有春季本科毕业生）

1、学籍材料

高等院校毕业生登记表、主（辅）修成绩表、毕业实习鉴定表、毕业论文评定表、获得学位的记录材料、体检表、学籍变动材料。

2、奖惩材料

优秀毕业生登记表等。

3、派遣材料

毕业生就业通知书。

4、党团材料

入团志愿书、入党志愿书及相关材料。

5、其他材料

教师资格认定申请表、贷款还款确认书等其它材料。

（二）硕士／博士毕业研究生档案材料收集范围

1、学籍材料

研究生入学登记表表、成绩表、毕业生登记表、学位审批材料、学籍变动材料。

2、奖惩材料

优秀毕业研究生登记表等。

3、派遣材料

毕业生就业通知书。

4、党团材料

入团志愿书、入党志愿书及相关材料。

5、其他材料

教师资格认定申请表、贷款还款确认书等其它材料。

 

三、毕业生材料归档注意事项

＊＊特别提示:

由于目前本科毕业生使用的“高校毕业生登记表”封面没有学生学号这个项目，请各院系移交毕业材料前务必将学生学号用铅笔标注在毕业生登记表的封面右上角。

 

1、毕业生各类档案材料上签名、日期及公章各项必须完整、齐全。

2、毕业生材料多而杂，归总时，应避免出现相互错放得现象。

3、学部、院系向档案馆移交毕业生档案材料之前，应再次与负责党建的教师核实，确保所有相关应届毕业生的党员材料及其它零散材料均已经归总。

 

4、毕业生通过学部、院系集中办理的就业通知书白联应统一归入学生档案，不能交予学生本人，如果学生确有改派需求，应由学生本人到档案馆办理，以便及时修改该生的档案转递数据，避免其档案被提前误发回改派前的接收单位。

学生自己去就业与创业指导中心办理派遣手续的，毕业生本人领取就业通知书并自行到档案馆办理转档手续。

5、学部、院系在移交毕业生档案材料时，应根据本单位毕业生人数，派1-3名学生助理来档案馆，协助归档装袋。

6、为保证毕业生档案转递及时准确，学部、各院系的非毕业生档案材料尽量避免在毕业生离校期间归档。

7、有任何问题请致电人事档案室58802284。

四、毕业生档案材料归档流程

归档流程	注意事项
毕业生档案 材料的整理	1. 所有归档材料的手续要完备，签名、日期、公章各项齐全。 2. 为提高归档效率，同一名学生的几种材料应该归集在一起（不要遗漏党员材料)，并严格按学号从小到大排序。 3.姓名相同或相似易的毕业生档案材料，请专门挑出、仔细甄别、注明籍贯和出生日期，准确归集。 4.就业通知书（白色联）应归入毕业生档案材料，切勿交予学生本人；报到证（本科生是蓝色联，研究生是粉色联）应由学生自带到就业单位报到用。
毕业生档案材料的审核、登记	1.在档案馆主页https://dangan.bnu.edu.cn下载《毕业生档案材料登记表》（以下简称“登记表”），对照“登记表”以及《北京师范大学学生档案管理办法》中“毕业生档案材料的归档范围”，进行审核、登记。“登记表”必须有由负责教师签名，并加盖移交单位公章。 2.“登记表”一式两份，学部、院系及人事档案室各保存一份。
毕业生档案 材料的移交	1.学部、各院系所做好归档准备后，请联系人事档案室老师，预约归档的具体时间,以免时间冲突。 2.“登记表”随毕业生档案材料一并移交。 3.为保证毕业生档案转递及时准确，学部、各院系所的非毕业生档案材料尽量避免在毕业生离校期间归档。
毕业生档案 材料的装袋	毕业生档案材料经人事档案室工作人员核查后，须立即归档入袋，避免档案材料丢失。 以此，学部、各院系所移交本单位毕业生档案材料时，请负责人带1-3名学生来档案馆，协助归档装袋。
“登记表”的 反馈与保管	1.人事档案室审核完毕后，反馈“登记表”。 2.学部、各院系所负责学生档案工作的老师应妥善保管档案馆反馈的“登记表”备查。