我校毕业生转档工作即将开始，为保证毕业生档案完整、及时、准确地寄往用人单位，各院系应对毕业生档案管理工作高度重视，专人负责，根据学校规定的学生档案管理条例，及时做好毕业生档案的清点、整理与补充，并按时将毕业生的档案材料移交到校档案馆。为进一步规范毕业生档案转寄工作，现就有关事项通知如下：
一、毕业生材料的归档时间
毕业生档案材料的归档时间为：本科生6月25日---6月29日（5个工作日），希望各院系在6月29之前必须将材料归档完毕。研究生6月22日前各院系所汇总交研究生院后统一送交档案馆，时间在6月29日前。同时，为了避免各院系在时间上的的冲突，各学院系所在做好归档准备之后，请与人事档案室老师联系，以约定归档的具体时间。（邱老师 电话：58802284）
二、归档范围
1、毕业生登记表、成绩单、体检表（到校医院领取）、毕业生派遣通知书。毕业研究生还必须包括学位申请表、学位授予决定书、研究生考核表等。
2、学生党员的入党志愿书、申请书、转正报告、自传、外调材料等。
3、预备党员入党志愿书、申请书、自传、外调材料、预备党员组织鉴定表及思想汇报、小结等。
4、要求入党学生的申请书、党校学习小结、入党积极分子登记表等。
三、归档注意事项
在归档前应先将每个学生的材料归集在一起，按学号进行排列，然后再移交至档案馆。由于今年毕业生数量较多，为及时地把档案发至工作单位，请各院系所在送交材料时派1--2名学生来档案馆协助整理装档。在送交材料时填写“递送毕业生材料登记表”一式两份，单位盖章及送交者签名。
为了防止同学院、同专业、同姓名的毕业生出现档案材料错发的现象发生，请各学院在整理材料时给予重视。
为了使广大毕业生了解转递档案工作的重要，特别强调几点，请各院系所老师阅读后务必将“给学生的一封信”下发给每位毕业生。（详见附件）
北京师范大学档案馆人事档案室
二〇〇七年六月十三日
