新生入学档案材料归档通知
为保证完整、准确、按时为新生建档，各学部院系应根据相关规定及工作流程做好新生人事档案的清点、整理与登记，并按时将新生的档案材料移交到档案馆学生人事档案室。
一、新生人事档案的审查及归档机制
新生档案由学部院系接收，依据档案结合教务部有关新生入学资格审查的通知要求，完成新生入学资格审查工作，负责党建工作的教师应统筹安排好党员、积极分子相关信息的采集登记留底。
合并新生入学期间形成的材料之后，学部院系的学生档案管理员到档案馆网站http://dangan.bnu.edu.cn相关下载栏目中下载学生入学材料登记表，根据新生档案收集范围认真核对并按要求作好记录。对于必须归档而短缺的材料，应及时通知相关学生向原单位催要补齐。
档案馆学生人事档案室从招生部门获取新生数据后，统一制作新生人事档案袋，并通知学部院系领取。
学部院系应按要求更换新生人事档案袋，做好移交新生人事档案的移交工作。移交时严格履行交接手续，填写新生入学档案材料登记表，交接时双方签字。学生人事档案室复审新生人事档案，并将审核后的“新生入学档案材料登记表”返回学部院系，双方各自保存一份备查。
新生人事档案的归档时间：当年11月30日之前。
二、新生人事档案收集范围
（一）本科生档案收集范围
1、高考招生材料
高等学校招生报名登记表、高考成绩单、体检表等报考及辅助材料。
2、高中学籍材料
高中毕业生登记表／学籍表／综合素质发展报告（指学生就学期间产生的包含该生基本信息、家庭情况、高中成绩情况及老师评语等内容并且加盖高中学校公章的材料）。
港澳台学生尽量收集高中成绩表、报名表或者推荐表。
3、党团材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息以备后期查用）
入团志愿书、入党志愿书及相关材料。(待发展或未转正的入党材料可先暂存院系)
4、新生入校期间形成的材料
学生登记表(必须贴照片)、军训考核登记表、公费师范生协议书。
（二）硕士研究生档案收集范围
1、硕士研究生入学前档案材料
大学本科期间及以前阶段应有的档案材料，及在本科期间形成的优秀学生、优秀学生干部等获奖材料，处分材料，教师资格认定表等其他材料。
2、有关硕士报考材料及入学材料(非全日制定向生仅需移交此项材料)
报考攻读硕士研究生登记表、复试表等；硕士研究生登记表。
3、党团材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息以备后期查用）
入团志愿书、入党志愿书及相关材料。(待发展或未转正的入党材料可暂存学院)
（三）博士研究生档案收集范围
1、博士研究生入学前档案材料
硕士期间及以前阶段应有的档案材料，及在本科和硕士期间形成的优秀学生、优秀学生干部等获奖材料，处分材料，教师资格认定表等其他材料。
2、有关博士报考材料及入学材料(非全日制定向生仅需移交此项材料)
报考攻读博士研究生登记表、两份专家推荐书、复试表等报考材料；博士研究生登记表。
3、党团材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息以备后期查用）
入团志愿书、入党志愿书及相关材料。(待发展或未转正的入党材料可暂存学院)
三、新生人事档案归档流程及规范
归档流程 |
规范及注意事项 |
接收 |
学部院系应建立接收新生档案的登记制度，以备日后查证。 |
领取档案袋 |
学生人事档案室统一制作新生档案袋，届时通知学部院系领取。 不要把档案袋的“袋舌”掀出，方便今后档案材料放进和取出。 |
审核 整理 登记 |
1. 到档案馆网站http://dangan.bnu.edu.cn 相关下载栏目里下载学生入学材料登记表（以下简称“登记表”），对照“登记表”进行审核、整理和登记。 2. 严格按照学籍管理部门提供的新生数据填写“登记表”，保留未注册学生的数据，并在“登记表”中备注其具体情况。 3. 所有档案袋均需拆开，并检查材料规范性（是否完整、签字盖章是否齐全），保留含高考成绩或志愿表的档案袋，其他档案袋均不用归档。 4. 团员证及高中毕业证原件、毕业论文均归还学生本人。 5. 若新生是即将转正的预备党员，可将其党员材料先保留在学部院系，待其转正之后，再按学生零散档案材料归档流程集中移交。 6. 档案材料整理后按照高中、本科、硕士、博士各阶段，分别归类，由按时间先后由下往上依次排放，如最早阶段材料放最底下，本校形成的材料放最顶上。 |
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☆填写新生档案回执单，并通过快递或挂号信等方式返回学生档案的发出单位。 注意：仅将档案回执单寄出，档案转递通知单必须保留在档案中。 |
装袋及排序 |
1. 学部院系将审核整理完毕的学生档案装入相应的档案袋，并按学号从小到大排序。 2. 工作保研/支教保研，未报到、取消入学资格的学生，需在其姓名标签的下方用铅笔注明“工保/支保”“保留学籍”或“取消入学资格”字样。 3. 同名学生须注明籍贯和出生年月以示区别，避免档案材料错装。 |
移交 |
1. 学部院系做好归档准备后，联系学生人事档案室，预约归档时间。 2. 学生档案应由主管学生档案工作的老师负责移交到档案馆，同时移交相关“登记表”，一式一份。并将电子版发至邮箱：xsrsda@bnu.edu.cn。 |
“登记表”的 反馈和保管 |
1. 审核完毕，学生人事档案室通知学部院系领取经复审修正的“登记表”。 2. 负责学生档案工作的老师应妥善保管经学生人事档案室返回的“登记表”备查。 |
档案材料的 催补 |
1. 学部院系尽快向新生反馈“登记表”中缺少材料的信息，并督促、配合档案材料不全的新生向相关单位催要补齐材料。 2. 新生催要补回材料的归档参照学生零散档案材料归档流程。 |
